Ako vybrať fakturáciu pre živnostníka?

Pri množstve fakturačných programov sa človek v ponukách ľahko stratí. Ideálne je, keď vývojári ponúkajú cenník, v ktorom sa ľahko zorientujete a vyberiete si to najvhodnejšie riešenie. Navyše by ste si mali fakturáciu osobne „ohmatať“, nielen ju zhodnotiť v podobe cenníkovej ponuky. Preto by mala byť k dispozícii aj možnosť si fakturovanie bezplatne vyskúšať.

Zásadnou skutočnosťou je primeranosť nákladov na fakturáciu vašej činnosti. Ak vystavujete iba zopár faktúr mesačne, je v ponuke fakturácia zadarmo. Je vždy obmedzená množstvom vystavených faktúr, ale často aj obmedzenou databázou kontaktov, databázami fakturovaných položiek či možnosťami prispôsobenia faktúr. Pri akejkoľvek činnosti živnostník narazí na niektoré z týchto obmedzení, a preto je vhodné už dopredu hľadať taký program, ktorý za čo najnižšie náklady ponúkne tú najvyššiu hodnotu.

Ako si vybrať z platených variantov fakturácie?

Základnými kritériami pri výbere fakturačného riešenia sú:

  • neobmedzený počet faktúr vystavených za mesiac; 
  • neobmedzená databáza kontaktov (v niektorých prípadoch zákazníkov i dodávateľov) a
  • neobmedzené množstvo položiek (v prípade, že aplikácia zo zadávaných položiek vytvára databázu).

 

Sekundárne kritériá výberu fakturácie

Základné kritériá sa potom dajú rozšíriť o ďalšie podmienky, pri ktorých sa však už budete musieť rozhodnúť medzi nutnosťou priplatiť si alebo sa vzdáte určitej požiadavky. Patria k nim: 

  • výber z rôznych šablón faktúr, vrátane možnosti vlastného loga a pečiatky; 
  • možnosť importu a exportu dát, vrátane importu dát z ARES; 

ďalšie účtovné a administratívne funkcie, ako sú sledovanie splatnosti automatické upomienky, vytváranie prehľadov príjmu a výdavkov atď.

 

Špecifické vlastnosti fakturačných riešení

Pri jednotlivých prevádzkovateľoch potom môžete nájsť aj špecifické funkcie. Bývajú okrajové z hľadiska dôležitosti pre väčšinu, ale výrazne ovplyvňujú niektorých živnostníkov – napríklad:

  • medzinárodné faktúry (cudzie meny, jazyky vystavenia, dvojjazyčná fakturácia, možnosti nastavenia kurzov, režim DPH MOSS); 
  • reporty a štatistiky príjmov, výdavkov, príjmov na zákazníka, predajnosti konkrétnych položiek a iné, ktoré uľahčujú ekonomické plánovanie; 
  • a parciálne funkcie, ako sú: prístup pre účtovnikou, generovanie odvodených dokladov z faktúr, možnosť napojenia API a integrácie s internetovým obchodom

 

Nevyhnutné funkcie fakturácie

A zostávajú funkcie, bez ktorých sa už dnes fakturácia nedokáže bežne zaobísť. A to sú:

  • online riešenia, zabezpečené SSL, dvojfázovým overovaním a ďalšími prvkami; 
  • evidencia všetkých faktúr a zálohovanie; 
  • podpora, ktorá nielen komunikuje, ale je schopná aj prijať návrhy zmien či požiadavky na prispôsobenie fakturácie konkrétnemu zákazníkovi na mieru.