Opakovaná činnosť volá po automatizácii. Nie je tomu inak ani v prípade fakturácie. Ak každý mesiac vystavujete tým istým klientom faktúru za tie isté služby v tej istej sume, potom najefektívnejším riešením je pravidelná faktúra.

Pravidelné faktúry

Kde sa hodia pravidelné faktúry?
Ako povoliť pravidelnú faktúru v BitFakture?
Ako vytvoriť pravidelnú faktúru?
Ako vytvoriť pravidelnú faktúru na základe existujúcej faktúry?
Ako vytvoriť pravidelnú faktúru na základe vlastnej definície?
Nastavenie faktúry ako pravidelné
Napojenie pravidelných faktúr na ďalšie časti BitFaktury

Kde sa hodia pravidelné faktúry?

Pravidelná faktúra je vynikajúcim pomocníkom všade tam, kde sa pravidelne fakturuje to isté za to isté. Typickým predmetom opakovanej fakturácie sú:
• nájom, prenájom, lízing, splátkové služby;
• služby poskytované za paušálnu sumu;
• poskytovanie softvéru modelom SaaS;
• tarifné platby (hosting, pripojenie k internetu, energie);
• konštantné dodávky tovaru.

 

Ak sa nemení dodávateľ, odberateľ, predmet a čiastka fakturácie, potom stačí len ukotviť v čase moment vystavenia a splatnosť. A pokiaľ fakturačná aplikácia vie pravidelnú fakturáciu aj sama odoslať, sledovať zaplatenie a upomienkovať, potom je automatizácia kompletná a my sa môžeme venovať podnikateľskej činnosti namiesto papierovania.

 

 

Ako povoliť pravidelnú faktúru v BitFakture?

navigujeme Nastavenie – Nastavenie účtu;
vyhľadáme sekciu Pravidelné faktúry – zaškrtneme položku Pravidelné faktúry;
potvrdíme tlačidlom Uložiť dole na obrazovke.

Ako vytvoriť pravidelnú faktúru?

  • v hlavnom menu pod položkou Príjmy odklikneme Pravidelné faktúry;
  • zvolíme Nová pravidelná faktúra;
  • určíme vhodný názov v kolónke Popis;
  • vyberieme zdroj dát pravidelnej faktúry: buď už vystavenú faktúru;
  • alebo vystavíme úplne novú pravidelnú faktúru na základe vlastnej definície;
  • a pokračujeme…

Ako vytvoriť pravidelnú faktúru na základe existujúcej faktúry?

  • zvolíme možnosť Na základe faktúry;
  • vyberieme zdrojovú faktúru pomocou jedného z identifikátorov:
  • názov dodávateľa, DIČ, číslo faktúry.

Ako vytvoriť pravidelnú faktúru na základe vlastnej definície?

  • zvolíme možnosť Vlastná definícia;
  • určíme databázové položky Dodávateľ, Zákazník, Výrobok;
  • nastavíme množstvo a ceny vo vybranej mene;
  • stanovíme splatnosť v rozmedzí 1 – 90 dní.

A pokračujeme

  • určíme Dátum vystavenia prvej faktúry;
  • nastavíme frekvenciu k dispozícii máme: týždeň, mesiac, 2 mesiace, 6 mesiacov a rok;
  • pri všetkých frekvenciách je možné nastaviť Vystavovať iba v pracovné dni;
  • pri mesačných frekvenciách je možné nastaviť Vystavovať konkrétny deň v mesiaci;
  • môžeme upresniť Čas vystavenia faktúry;
  • môžeme nastaviť Automaticky odoslať emailom klientovi;
  • môžeme sami sebe nastaviť oznámenie o vystavení pravidelnej faktúry.

Ďalšie možnosti nastavenia pravidelných faktúr:

  • ich vystavovanie ako zaplatených;
  • iné číslovanie;
  • špeciálne voľby dátumu predaja: iba rok a mesiac pri dátume predaja;
  • posledný deň mesiaca, kedy prebehol predaj;
  • dátum ukončenia pravidelných faktúr;
  • komentár.

A nakoniec:

  • uložíme;
  • môžeme skontrolovať a editovať v prehľade pravidelných faktúr.

Nastavenie faktúry ako pravidelné

Faktúru je možné aj priamo nastaviť ako faktúru pravidelnú. Stačí len:

  • otvoriť požadovanú faktúru (v rozhraní Príjmy – Všetky);
  • zvoliť Viac možností – Nastavte pravidelné faktúry;
  • a dokončiť nastavenie pravidelnej faktúry v zodpovedajúcom rozhraní.

Napojenie pravidelných faktúr na ďalšie časti BitFaktury

Pravidelnosťou to pri opakovanej fakturácii nekončí. Podstatnou súčasťou je nastavenie premenných, ktoré dokážu pozmeniť názvy výrobkov tak, aby odberateľ ľahko určil, za ktoré časové obdobie je pravidelná faktúra vystavená. Okrem toho pravidelné faktúry vstupujú do bežnej administrácie faktúr v rámci BitFaktury:

  • je strážená a upomienkovaná ich splatnosť;
  • vstupujú do účtovníctva na strane príjmov;
  • štruktúrovane vstupujú do reportov.

A navyše je možné spojiť aj s ďalšími časťami riešení BitFaktury, ako sú napr. automatické platby, prenos do účtovníctva aj na strane odberateľa (ak využíva BitFakturu) a samozrejme skladová evidencia.

Nechajte BitFakturu fakturovať za Vás!

Zdroje