Ako sa vyhnúť chybám v číslovaní faktúr? Ako ich napraviť?

Číslo faktúry

Číslo faktúry je znakový reťazec, ktorého jednotlivé znaky typicky odkazujú na rôzne informácie o doklade. Najčastejšie v ňom nájdete:

• Poradové číslo - najdôležitejší prvok čísla faktúry. Daňový úrad z neho vyvodzuje, že fakturačná evidencia spĺňa požiadavku kontinuity, že sa faktúry nestrácajú a že nedochádza k obchádzaniu daňovej povinnosti. Bežne sa umiestňuje na koniec čísla faktúry. Číselná postupnosť sa najčastejšie začína s novým účtovným rokom, no môže sa obnovovať aj každý mesiac, týždeň či deň - takéto kratšie číselné rady je potrebné popísať vo vnútropodnikových účtovných záznamoch spôsobom, ktorý vysvetľuje ich používanie, a zvyčajne sa dopĺňajú signifikátorom, napríklad číslom mesiaca, týždňa alebo dňa.
• Dátové ukotvenie - najčastejšie rokom, menej často mesiacom, ešte menej týždňom, výnimočne aj dňom.
• Označenie dokladu - typicky FV pre vydanú faktúru tam, kde sa popri nej pracuje aj s ďalšími druhmi dokladov, napríklad prijatá alebo zálohová faktúra, a je potrebné ich odlíšiť.
• Označenie fakturačného oddelenia - používa sa vo väčších firmách, kde každé oddelenie fakturuje samostatne.
• Označenie zákazníka - môže mať číselnú aj písmenovú podobu.
• Ďalšia segmentácia - napríklad podľa krajiny zákazníka, vnútrofiremného rozlíšenia skupín zákazníkov alebo odboru činnosti, do ktorého faktúra spadá.

Okrem poradového čísla a dátového ukotvenia ide vždy iba o doplnkové, orientačné prvky - legislatíva ich priamo nevyžaduje.

Chyby číslovania faktúr

Z konštrukcie čísla faktúry je jasné, že jediné chyby, ktoré finančný úrad zaujímajú, sú chyby v poradovom čísle a jeho ukotvenie v čase. Ostatné chyby finančný úrad nezaujímajú.

Ako vznikajú chyby v číslovaní faktúr?

Manuálne. Väčšinu prípadov chýb generuje ľudský faktor. Zakaždým, keď číslo faktúry nie je generované softvérovým nástrojom, ale je vypĺňané ručne, výrazne stúpa riziko chybného vyplnenia.
Systémovo. Menší, ale reálny podiel majú systémové chyby. Vznikajú na úrovni organizácie či aplikácie. Typicky sú problémom väčších firiem s viacerými účtovnými oddeleniami. Zlé nastavenie kompetencií a ich prekrývanie potom ústi do chyby číslovania faktúr - najčastejšie duplicitné číslovanie.
Chýbajúce čísla, opomenutie číslovania, diery v číselných radoch. Chýbajúce čísla číselnej postupnosti trápia všetky biznisy od živnostníkov po korporácie. Veľakrát vznikajú nedokončením faktúr a ich následným zmazaním, existuje ale aj množstvo iných variant vzniku.

Ako napraviť chybu v číslovaní faktúr?

V najjednoduchšom prípade ste faktúru ešte neodoslali. Zákazník ju ešte nedostal, je iba vo vašom systéme, optimálne medzitým nebola vystavená ďalšia faktúra. Prax velí: faktúru zmazať, vystaviť znova. Oficiálne sa totiž ešte ani nestala účtovným dokladom. Faktúra je odoslaná, ale ešte nezaplatená? Oficiálne môžete faktúru stornovať, informovať zákazníka o storne z dôvodu účtovnej chyby a faktúru vystaviť znova. V prípade dobrých vzťahov môžete postupovať rovnako, len bez zbytočného papierovania - obaja faktúru zmažete a pošlete novú.

Zákazník vám nezaplatil? Nemazať. Síce ide o začiatočnícku chybu, ale treba zopakovať, že vystavené faktúry sa nemažú. Niekedy k tomu majú sklon spoločnosti vedúce účtovníctvo, v ktorom sa vydaná faktúra stáva príjmom už okamihom vystavenia. Ale ani ohľad na zvýšenie základu pre daň z príjmu a DPH neoprávňuje nikoho zmazať vystavenú faktúru. Neprečíslovávať nové faktúry tak, aby vyplnili dieru v číslovaní. Je to lákavý spôsob, ako obísť vzniknutú situáciu, ale pokiaľ chýbajúca faktúra a nová faktúra nie sú vystavené v ten istý deň, nie je vhodné prečíslovávať novú faktúru tak, aby sedela do číselného radu. Disproporcie medzi časmi vystavenia a číselným radom môžu vzbudiť nežiaducu pozornosť finančného úradu.

Dokumentovať chybu. Zdvojenie dokladu, chýbajúce číslo aj akúkoľvek inú chybu je vhodné okamžite dokumentovať vo vnútroúčtovných dokladoch: označiť chybné položky, opísať spôsob, akým s nimi bude naložené, opísať, ako sa bude ďalej pokračovať v číslovaní, a uviesť, ako k situácii došlo.

Informovať finančný úrad. Mnohí odporúčajú informovať finančný úrad, dohodnúť sa alebo nechať si poradiť ďalší postup. Oficiálne to je výborný nápad. Neoficiálne záleží na vašej konkrétnej skúsenosti s konkrétnym úradom a jeho ľuďmi - a tými by ste sa mali riadiť.

Ako predchádzať chybám v číslovaní faktúr?

Systémovo

Fakturovať je potrebné iba pomocou k tomu určeného programu. Akékoľvek riešenie od ručných cez tabuľkové a textové editory až po kombinácie oboch a vedenie improvizovaných záznamov je parciálne, nesystematické a v dôsledkoch riskantné.

Fakturačný program musí mať výhradný prístup k fakturačnej evidencii odkiaľkoľvek a fakturačná evidencia musí vedieť pracovať s mnohými vstupmi. Aj keď v jeden moment vystavuje faktúru obchodníčka na telefóne, predajca tovaru pri preberaní tovaru u odberateľa a skladník, systémovo poňatá aplikácia ich bezchybne zoradí, prípadne aj príslušne označí.

A rovnako tak treba zabrániť nechceným vstupom. Pri online fakturácii sa to rovná napríklad možnosti zakázať ručné upravovanie a ošetreniu prípadov, keď je fakturant mimo prístupu do fakturačného riešenia.

Rozvíjajte biznis - číslovanie zverte BitFaktúre

Zdroje

Image by SEO specialista a copywriter Daniel Beránek