Ako vybrať fakturáciu pre živnostníka?
Drobný živnostník je vo svete podnikania špecifický tvor. A rovnako výnimočné sú pri vystavovaní faktúr aj jeho potreby. Obzvlášť keď fakturovanie nedeleguje, ale venuje sa mu sám. Obvykle vystavuje iba niekoľko faktúr mesačne, a tak za riešenie nechce veľa utrácať. Navyše má na fakturáciu málo času, takže musí byť zrozumiteľná, nápomocná a nevyžadovať zložité interakcie. A potrebuje k nej mať prístup odkiaľkoľvek a kdekoľvek, minimálne preto, aby nepremárnil priveľa času potrebného na prácu.
Ako vybrať fakturáciu pre živnostníka?
Pri množstve fakturačných programov sa človek v ponukách ľahko stratí. Ideálne je, keď vývojári ponúkajú cenník, v ktorom sa ľahko zorientujete a vyberiete si to najvhodnejšie riešenie. Navyše by ste si mali fakturáciu osobne „ohmatať“, nielen ju zhodnotiť v podobe cenníkovej ponuky. Preto by mala byť k dispozícii aj možnosť si fakturovanie bezplatne vyskúšať.
Zásadnou skutočnosťou je primeranosť nákladov na fakturáciu vašej činnosti. Ak vystavujete iba zopár faktúr mesačne, je v ponuke fakturácia zadarmo. Je vždy obmedzená množstvom vystavených faktúr, ale často aj obmedzenou databázou kontaktov, databázami fakturovaných položiek či možnosťami prispôsobenia faktúr. Pri akejkoľvek činnosti živnostník narazí na niektoré z týchto obmedzení, a preto je vhodné už dopredu hľadať taký program, ktorý za čo najnižšie náklady ponúkne tú najvyššiu hodnotu.
Ako si vybrať z platených variantov fakturácie?
Základnými kritériami pri výbere fakturačného riešenia sú:
- neobmedzený počet faktúr vystavených za mesiac;
- neobmedzená databáza kontaktov (v niektorých prípadoch zákazníkov i dodávateľov) a
- neobmedzené množstvo položiek (v prípade, že aplikácia zo zadávaných položiek vytvára databázu).
Sekundárne kritériá výberu fakturácie
Základné kritériá sa potom dajú rozšíriť o ďalšie podmienky, pri ktorých sa však už budete musieť rozhodnúť medzi nutnosťou priplatiť si alebo sa vzdáte určitej požiadavky. Patria k nim:
- výber z rôznych šablón faktúr, vrátane možnosti vlastného loga a pečiatky;
- možnosť importu a exportu dát, vrátane importu dát z ARES;
ďalšie účtovné a administratívne funkcie, ako sú sledovanie splatnosti automatické upomienky, vytváranie prehľadov príjmu a výdavkov atď.
Špecifické vlastnosti fakturačných riešení
Pri jednotlivých prevádzkovateľoch potom môžete nájsť aj špecifické funkcie. Bývajú okrajové z hľadiska dôležitosti pre väčšinu, ale výrazne ovplyvňujú niektorých živnostníkov – napríklad:
- medzinárodné faktúry (cudzie meny, jazyky vystavenia, dvojjazyčná fakturácia, možnosti nastavenia kurzov, režim DPH MOSS);
- reporty a štatistiky príjmov, výdavkov, príjmov na zákazníka, predajnosti konkrétnych položiek a iné, ktoré uľahčujú ekonomické plánovanie;
- a parciálne funkcie, ako sú: prístup pre účtovnikou, generovanie odvodených dokladov z faktúr, možnosť napojenia API a integrácie s internetovým obchodom
Nevyhnutné funkcie fakturácie
A zostávajú funkcie, bez ktorých sa už dnes fakturácia nedokáže bežne zaobísť. A to sú:
- online riešenia, zabezpečené SSL, dvojfázovým overovaním a ďalšími prvkami;
- evidencia všetkých faktúr a zálohovanie;
- podpora, ktorá nielen komunikuje, ale je schopná aj prijať návrhy zmien či požiadavky na prispôsobenie fakturácie konkrétnemu zákazníkovi na mieru.