Pravidelná faktúra: automatizácia opakovanej fakturácie

Opakovaná činnosť volá po automatizácii. Nie je tomu inak ani v prípade fakturácie. Ak každý mesiac vystavujete tým istým klientom faktúru za tie isté služby v tej istej sume, potom najefektívnejším riešením je pravidelná faktúra.

Kde sa hodia pravidelné faktúry?

Pravidelná faktúra je vynikajúcim pomocníkom všade tam, kde sa pravidelne fakturuje to isté za to isté. Typickým predmetom opakovanej fakturácie sú:
- nájom, prenájom, lízing, splátkové služby;
- služby poskytované za paušálnu sumu;
- poskytovanie softvéru modelom SaaS;
- tarifné platby (hosting, pripojenie k internetu, energie);
- konštantné dodávky tovaru.

Ak sa nemení dodávateľ, odberateľ, predmet a čiastka fakturácie, potom stačí len ukotviť v čase moment vystavenia a splatnosť. A pokiaľ fakturačný program vie pravidelnú fakturáciu aj sám odoslať, sledovať zaplatenie a upomienkovať, potom je automatizácia kompletná a my sa môžeme venovať podnikateľskej činnosti namiesto papierovania.

Ako vytvoriť pravidelnú faktúru v BitFaktúre?

Funkciu najprv povolíme v Nastavenie - Nastavenie účtu, kde vyhľadáme sekciu Pravidelné faktúry, zaškrtneme rovnomennú položku a potvrdíme tlačidlom Uložiť. Potom v hlavnom menu pod položkou Príjmy odklikneme Pravidelné faktúry a zvolíme Nová pravidelná faktúra. V kolónke Popis určíme vhodný názov a vyberieme zdroj dát - buď už vystavenú faktúru, alebo úplne novú pravidelnú faktúru na základe vlastnej definície.

Na základe existujúcej faktúry

Zvolíme možnosť Na základe faktúry a vyberieme zdrojovú faktúru pomocou jedného z identifikátorov: názov dodávateľa, DIČ, číslo faktúry.

Na základe vlastnej definície

Zvolíme možnosť Vlastná definícia, určíme databázové položky Dodávateľ, Zákazník, Výrobok, nastavíme množstvo a ceny vo vybranej mene a stanovíme splatnosť v rozmedzí 1 - 90 dní.

Frekvencia a ďalšie nastavenia

• určíme Dátum vystavenia prvej faktúry;
• nastavíme frekvenciu - k dispozícii máme týždeň, mesiac, 2 mesiace, 6 mesiacov a rok;
• pri všetkých frekvenciách je možné nastaviť Vystavovať iba v pracovné dni;
• pri mesačných frekvenciách je možné nastaviť Vystavovať konkrétny deň v mesiaci;
• môžeme upresniť Čas vystavenia faktúry;
• môžeme nastaviť Automaticky odoslať e-mailom klientovi;
• môžeme sami sebe nastaviť oznámenie o vystavení pravidelnej faktúry.

Medzi ďalšie možnosti nastavenia pravidelných faktúr patrí ich vystavovanie ako zaplatených, iné číslovanie, špeciálne voľby dátumu predaja (iba rok a mesiac, alebo posledný deň mesiaca, kedy prebehol predaj), dátum ukončenia pravidelných faktúr a komentár. Na záver stačí uložiť a nastavenie je možné kedykoľvek skontrolovať a upraviť v prehľade pravidelných faktúr.

Nastavenie existujúcej faktúry ako pravidelnej

Faktúru je možné aj priamo nastaviť ako faktúru pravidelnú. Stačí otvoriť požadovanú faktúru v rozhraní Príjmy - Všetky, zvoliť Viac možností - Nastavte pravidelné faktúry a dokončiť nastavenie pravidelnej faktúry v zodpovedajúcom rozhraní.

Napojenie pravidelných faktúr na ďalšie časti BitFaktúry

Pravidelnosťou to pri opakovanej fakturácii nekončí. Podstatnou súčasťou je nastavenie premenných, ktoré dokážu pozmeniť názvy výrobkov tak, aby odberateľ ľahko určil, za ktoré časové obdobie je pravidelná faktúra vystavená. Okrem toho pravidelné faktúry vstupujú do bežnej administrácie faktúr v rámci BitFaktúry - je strážená a upomienkovaná ich splatnosť, vstupujú do účtovníctva na strane príjmov a štruktúrovane vstupujú do reportov.

A navyše je možné spojiť aj s ďalšími časťami riešení BitFaktúry, ako sú napríklad automatické platby, prenos do účtovníctva aj na strane odberateľa (ak využíva BitFaktúru) a samozrejme skladová evidencia.

Nechajte BitFaktúru fakturovať za vás!

Zdroje

• Image by mohamed Hassan z Pixabay
• Image by SEO špecialista a copywriter Daniel Beránek