Zhrnutie noviniek v systéme - september 2023

September 2023 priniesol v BitFaktúre viacero vylepšení zameraných na sklad, filtrovanie faktúr a nastavenie používateľských rolí. Aj menšie zmeny v skladovej evidencii či v prehľadoch dokážu ušetriť čas každému, kto vystavuje viac faktúr mesačne alebo pracuje s viacerými produktovými skladmi naraz. Nasleduje prehľad najdôležitejších zmien.

Import produktov

Pre importy produktov sme pridali novú možnosť Vyberte spôsob aktualizácie množstva produktov, ktorá vám dáva na výber medzi Súčet a Nahradiť. Voľba Súčet sčíta produkty v sklade s importovanými produktmi, zatiaľ čo voľba Nahradiť nahradí zásoby produktov vo vybranom sklade.

Okrem toho môže zostava posúdiť stav produktu pomocou dvoch stĺpcov: warehouse_quantity a stock_level. Ak sú v importe uvedené oba tieto atribúty, zahrnieme v závislosti od podmienok iba jeden z nich:

• Ak je sklad deaktivovaný, berie sa do úvahy hodnota stock_level.
• Ak je sklad povolený, berie sa do úvahy hodnota warehouse_quantity, a stock_level sa zohľadní iba vtedy, ak hodnota warehouse_quantity nie je v importe vôbec poskytnutá.

Bola pridaná aj možnosť zahrnúť pole warehouse_id do súboru importu. Keď teraz vytvoríte skladový doklad a aktualizujete množstvo produktov, systém použije na určenie hodnoty warehouse_id nasledujúce zdroje - najprv warehouse_id z položky produktu, ak je toto pole prázdne, nastavenie z Ďalšie nastavenia -> Sklad, a ak je prázdne aj toto, hodnotu z hlavného skladu priradeného k účtu.

Tieto zmeny majú zlepšiť využitie možností skladu - presná evidencia zásob je totiž základom pre spoľahlivé skladové doklady aj nadväzujúcu fakturáciu.

Filtrovanie faktúr podľa kategórie

Vo filtri Kategórie na zozname faktúr sme po výbere možnosti --bez kategórie-- pridali zaškrtávacie políčko Hľadajte tiež v produktoch. Táto funkcia umožňuje presnejšie vyhľadávanie požadovaných faktúr.

Kategórie faktúr sa oplatí využívať najmä vtedy, keď potrebujete rýchlo pripraviť report za konkrétnu oblasť podnikania alebo produktovú skupinu. Dobre nastavená kategorizácia navyše uľahčuje aj samotné vystavenie faktúry, pretože pri výbere produktu alebo služby sa nemusíte prehrabávať celým katalógom.

Užívatelia a oprávnenia

Bola upresnená rola Užívateľ, ktorá ho oprávňuje na prezeranie štatistík na dashboarde a taktiež mu umožňuje náhľad súhrnu na zoznamy dokumentov. Ak chcete takú rolu svojmu používateľovi priradiť, nájdete ju v Nastavenia > Užívatelia > Role > Pridať nové pole.

Upozorňujeme, že obmedzenia možno nájsť aj v časti Nastavenia účtu > Užívatelia a oprávnenia. Pokiaľ aj napriek priradeniu príslušnej role používateľ stále nevidí štatistiku v súhrne, zrušte zaškrtnutie voľby Obmedzenie viditeľnosti štatistík predaja na domovskej stránke a súhrnov v zoznamoch dokladov.

Správne nastavené role a oprávnenia sú dôležité najmä vo firmách s viacerými zamestnancami - každý by mal vidieť iba tie údaje a doklady, ktoré naozaj potrebuje k svojej práci.

Produkty prehľadu: marža

Predtým bol problém so zobrazením množstva, keď sme mali na finálnu objednávku nadviazaných niekoľko záloh - tieto množstvá sa zbytočne duplikovali. Po oprave sa informácia zobrazí správne.

Presný prehľad marže pri produktoch so zálohovou platbou je dôležitý najmä pre firmy, ktoré bežne pracujú so zálohovými a konečnými faktúrami a potrebujú mať istotu, že reporty odrážajú skutočný stav predaja.

Kombinácia spoľahlivého skladu, prehľadného filtrovania faktúr a jasne nastavených oprávnení používateľov je základom toho, aby online faktúra fungovala hladko aj vtedy, keď v systéme pracuje viac ľudí naraz - od fakturantky cez skladníka až po majiteľa firmy, ktorý potrebuje rýchly prehľad na dashboarde.